Aplikasi E-Office Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman Provinsi Sumatra Utara

Sistem Perkantoran Elektronis Berbasis Komputer atau disebut dengan E-Office merupakan sistem pengelolaan perkantoran yang mempergunakan komputer dalam melaksanakan pekerjaannya. Penerapan E-Office seiring dengan adanya kebijakan penerapan reformasi birokrasi di Indonesia yang mewajibkan setiap proses bisnis/kegiatan kantor pemerintahan daerah harus berjalan dengan efisien dan efektif untuk menciptakan transformasi proses bisnis dari sistem konvensional atau manual ke sistem otomatisasi. Proses bisnis yang dilakukan secara manual (document driven) menggambarkan pengiriman sebuah dokumen, misalnya surat yang masih berupa hardcopy, dan dikirimkan oleh kurir antar unit di lingkungan kantor.

Dengan penerapan e-goverment di lingkungan kantor pemerintahan daerah, aplikasi e-office adalah salah satu produk dari e-goverment yang bertujuan untuk penerapan reformasi birokrasi. Electronic Office (e-office) berhubungan dengan administrasi yang secara maya memusatkan komponen-komponen sebuah perkantoran dimana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi.

Surat merupakan salah satu media komunikasi yang sangat penting dalam suatu instansi, perusahaan maupun bentuk organisasi yang lain, baik untuk berkomunikasi dengan pihak- pihak di luar organisasi (eksternal) maupun untuk berkomunikasi secara internal. Setiap hal yang menyangkut kegiatan organisasi yang bersifat resmi selalu diwujudkan dalam bentuk surat, sebagai contoh : surat edaran, surat keputusan, surat peraturan, surat perintah tugas, surat pendelegasian wewenang, surat undangan rapat, surat permohonan dan jenis-jenis surat lain yang berhubungan dengan kegiatan keorganisasian. Pada kenyataannya pengelolaan surat bukanlah suatu hal yang mudah. Rendahnya efektifitas dan efisiensi sebagai akibat tingginya human error tersebut menjadi dasar pertimbangan dari pemerintah untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan pemerintahan, salah satu diantaranya adalah di bidang administrasi tata naskah atau administrasi persuratan.

Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman (PKP) Provinsi Sumatera Utara menghadapi kendala dalam disposisi surat, dimana surat-surat yang membutuhkan disposisi dari pimpinan seringkali membutuhkan waktu untuk mendapatkan disposisi karena ketidakberadaan pimpinan di kantor. Tuntutan tugas mengakibatkan para pimpinan di Dinas PKP harus lebih sering berada di lapangan daripada berada di kantor yang berakibat bertambah panjangnya waktu untuk mendapatkan tanggapan dari pelaksana kegiatan dalam isi surat yang bersangkutan. Hal tersebut tentu saja menyulitkan staf administrasi yang menangani persuratan di Dinas PKP untuk mendapatkan tanda tangan dari pimpinan untuk surat-surat yang membutuhkan disposisi, karena harus menunggu pimpinan berada di kantor. Surat – surat yang membutuhkan disposisi akhirnya mengalami penundaan untuk ditindaklanjuti sehingga terlambat diterima oleh staf yang menerima disposisi. Pemanfaatan teknologi informasi untuk mengelola surat disinyalir dapat membantu kinerja staf administrasi dalam pengelolaan surat melalui pencatatan dan penomoran otomatis, penyimpanan pada database dan juga mempersiapkan surat balasan.

Manfaat lain dari penerapan e-office adalah semua surat masuk dapat diarsipkan secara
elektronis dan memudahkan pencariannya di waktu lain surat tersebut diperlukan.

Sasaran

Membangun Aplikasi Sistem Perkantoran Elektronis Berbasis Komputer atau E-Office.
Menyediakan Perlengkapan Untuk menjalankan Aplikasi E-Office.
Melakukan pelatihan Sistem Perkantoran Elektronis Berbasis Komputer atau E-Office kepada Operator dan Administrator yang akan mengoperasionalkan sistem ini nantinya.

Spesifikasi System

Spesifikasi umum sistem aplikasi :
Operating System                          :Windows, Linux
Web Server                             :Apache, IIS, JBoss, Tomcat
Database                               :MySQL, PostgreSQL, SQL Server, Oracle, MongoDB
Programming                                :PHP, JAVA, XCode, Swift, Code Igniter, Javascript, HTML5, AJAX, CSS3
User Interface       :Responsive Design
Browser   Common Browser    :Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera dan lain-lain