Portofolio

Sistem Perkantoran Elektronis Berbasis Komputer atau disebut dengan E-Office merupakan sistem pengelolaan perkantoran yang mempergunakan komputer dalam melaksanakan pekerjaannya. Penerapan E-Office seiring dengan adanya kebijakan penerapan reformasi birokrasi di Indonesia yang mewajibkan setiap proses bisnis/kegiatan kantor pemerintahan daerah harus berjalan dengan efisien dan efektif untuk menciptakan transformasi proses bisnis dari sistem konvensional atau manual ke sistem otomatisasi. Proses bisnis yang dilakukan secara manual (document driven) menggambarkan pengiriman sebuah dokumen, misalnya surat yang masih berupa hardcopy, dan dikirimkan oleh kurir antar unit di lingkungan kantor.

Dengan penerapan e-goverment di lingkungan kantor pemerintahan daerah, aplikasi e-office adalah salah satu produk dari e-goverment yang bertujuan untuk penerapan reformasi birokrasi. Electronic Office (e-office) berhubungan dengan administrasi yang secara maya memusatkan komponen-komponen sebuah perkantoran dimana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi.

Surat merupakan salah satu media komunikasi yang sangat penting dalam suatu instansi, perusahaan maupun bentuk organisasi yang lain, baik untuk berkomunikasi dengan pihak- pihak di luar organisasi (eksternal) maupun untuk berkomunikasi secara internal. Setiap hal yang menyangkut kegiatan organisasi yang bersifat resmi selalu diwujudkan dalam bentuk surat, sebagai contoh : surat edaran, surat keputusan, surat peraturan, surat perintah tugas, surat pendelegasian wewenang, surat undangan rapat, surat permohonan dan jenis-jenis surat lain yang berhubungan dengan kegiatan keorganisasian. Pada kenyataannya pengelolaan surat bukanlah suatu hal yang mudah. Rendahnya efektifitas dan efisiensi sebagai akibat tingginya human error tersebut menjadi dasar pertimbangan dari pemerintah untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan pemerintahan, salah satu diantaranya adalah di bidang administrasi tata naskah atau administrasi persuratan.

Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman (PKP) Provinsi Sumatera Utara menghadapi kendala dalam disposisi surat, dimana surat-surat yang membutuhkan disposisi dari pimpinan seringkali membutuhkan waktu untuk mendapatkan disposisi karena ketidakberadaan pimpinan di kantor. Tuntutan tugas mengakibatkan para pimpinan di Dinas PKP harus lebih sering berada di lapangan daripada berada di kantor yang berakibat bertambah panjangnya waktu untuk mendapatkan tanggapan dari pelaksana kegiatan dalam isi surat yang bersangkutan. Hal tersebut tentu saja menyulitkan staf administrasi yang menangani persuratan di Dinas PKP untuk mendapatkan tanda tangan dari pimpinan untuk surat-surat yang membutuhkan disposisi, karena harus menunggu pimpinan berada di kantor. Surat – surat yang membutuhkan disposisi akhirnya mengalami penundaan untuk ditindaklanjuti sehingga terlambat diterima oleh staf yang menerima disposisi. Pemanfaatan teknologi informasi untuk mengelola surat disinyalir dapat membantu kinerja staf administrasi dalam pengelolaan surat melalui pencatatan dan penomoran otomatis,  penyimpanan pada  database dan juga mempersiapkan surat balasan.

Manfaat lain dari penerapan e-office adalah semua surat masuk dapat diarsipkan secara
elektronis dan memudahkan pencariannya di waktu lain surat tersebut diperlukan.

Sasaran

• Membangun Aplikasi Sistem Perkantoran Elektronis Berbasis Komputer atau E-Office.
• Menyediakan Perlengkapan Untuk menjalankan Aplikasi E-Office.
• Melakukan pelatihan Sistem Perkantoran Elektronis Berbasis Komputer atau E-Office kepada Operator dan Administrator yang akan mengoperasionalkan sistem ini nantinya.

Spesifikasi System

Spesifikasi umum sistem aplikasi :
Operating System                          :Windows, Linux
Web Server                                     :Apache, IIS, JBoss, Tomcat
Database                                         :MySQL, PostgreSQL, SQL Server, Oracle, MongoDB
Programming                                :PHP, JAVA, XCode, Swift, Code Igniter,  Javascript, HTML5, AJAX, CSS3
User Interface                               :Responsive Design
Browser    Common Browser     :Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera dan lain-lain

Link Aplikasi

Server PicsiApps : https://persuratan.sumut.picsiapps.com/login

Fitur-fitur:

Referensi

Modul Referensi berisi referensi data Aplikasi E-Office Dinas Perumahan dan Kawasan Pemukiman Provinsi Sumatra Utara  seperti :

1. Jabatan
2. Jenis Surat
3. Sifat Surat
4. Media
5. Lokasi Arsip
6. Perintah Disposisi
7. Tindakan Disposisi
8. Template Surat

Kelola Surat

Modul Kelola Surat berisi fitur untuk mengelola surat pada Aplikasi E-Office Dinas Perumahan dan Kawasan Pemukiman Provinsi Sumatra Utara, seperti :

1. Agenda Surat Masuk
2. Agenda Surat Keluar
3. Surat Masuk
4. Disposisi Surat

Pelaporan

Pelaporan berisi fitur untuk melihat laporan pada Aplikasi E-Office Dinas Perumahan dan Kawasan Pemukiman Provinsi Sumatra Utara, seperti :

1. Laporan Surat Masuk
2. Laporan Surat Keluar

Kebutuhan masyarakat untuk memperoleh informasi yang cepat, akurat, dan tepat waktu saat ini merupakan hal yang tidak dapat dihindari sehingga pemerintah dalam memberikan pelayanan publik sudah harus menerapkan teknologi informasi.

Pengembangan layanan perizinan berbasis teknologi informasi (digital) di lingkup pemerintah saat ini merupakan salah satu tuntutan yang harus dipenuhi dalam rangka menciptakan pelayanan perizinan kepada publik yang cepat, transparan, akuntabel, dan tepat waktu. Untuk itu pemerintah harus mampu memenuhi standar pelayanan dan tuntutan masyarakat, yaitu :

• Pelayanan publik yang memenuhi kepentingan masyarakat luas, dapat diandalkan, dan akurat, serta mudak dijangkau secara interaktif.
• Masyarakat menginginkan fasilitas layanan data dan informasi di bidang perizinan yang cepat dan akurat sehingga pemerintah harus memfasilitasi berupa media atau sarana yang tepat.
• Menerapkan sistem informasi yang fleksibel dan kedepannya bisa diakses dengan berbagai macam perangkat komunikasi digital sehingga pelayanan informasi bidang perizinan dari sisi birokrasi menjadi tidak kaku dan dapat mendukung pertumbuhan data dan informasi perizinan yang akurat, up to date, dan terpercaya bagi semua kalangan.

Pemanfaatan teknologi informasi pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Sleman sudah dilakukan dengan mengembangkan berbagai aplikasi sistem informasi untuk pelayanan kepada masyarakat, namun dalam berjalannya waktu pemanfaatan dan pengelolaan sistem aplikasi tersebut menjadi kurang optimal dikarenakan perubahan regulasi, perkembangan bisnis proses, perkembangan teknologi dan kebutuhan pemakai (user).

Untuk itu perlu dikembangkan sebuah aplikasi sistem informasi layanan perizinan yang handal dan fleksibel dalam arti mudah dilakukan kustomasi dalam mangantisipasi berbagai perubahan yang terjadi di lingkungan Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Sleman.

Sasaran

• Menudahkan dan mempercepat masyarakat dalam mengakses layanan perizinan dengan memanfaatkan perangkat teknologi informasi (value added layanan publik).
• Peningkatan efektifitas, kemudahan, kecepatan, keakuratan, dan kepraktisan proses-proses internal di DPMPPT dalam memberikan layanan perizinan.
• Memudahkan Dinas Komunikasi dan Informatika selaku pengelola sistem aplikasi dalam melakukan pemeliharaan, kustomasi dan pengembangan aplikasi layanan perizinan.

Spesifikasi System

Berikut adalah spesifikasi umum sistem aplikasi :

1. Operating System                   :Windows, Linux
2. Web Server                               :Apache, IIS, JBoss, Tomcat
3. Database                                   :MySQL, PostgreSQL, SQL Server, Oracle, MongoDB
4. Programming                           :PHP, JAVA, XCode, Swift, Code Igniter, Javascript, HTML5, AJAX, CSS3
5. User Interface                          :Responsive Design
6. Browser Common Browser   :Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera dan lain-lain

Link Aplikasi :
– Server PicsiApps :
https://perizinan.slemankab.picsiapps.go.id/ (Front Office)

atau
– Server Sleman :
https://perizinan.slemankab.go.id/ (Front Office)

Fitur-fitur:

Referensi

Modul Referensi berisi referensi data Aplikasi Perizinan Online Terintegrasi Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Sleman seperti :

1. Persyaratan Perizinan Baru
2. Kategori Perizinan
3. Jenis Perizinan
4. Kecamatan
5. Fungsi Bangunan
6. Bahan Konstruksi
7. Jenis Reklame
8. Status Penggunaan
9. Kondisi Tanah
10. Klasifikasi Usaha
11. Konfigurasi Retribusi
12. Pengumuman

Perizinan

Modul Referensi berisi proses pengajuan perizinan pada Aplikasi Perizinan Online Terintegrasi Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Sleman yaitu :

1. Pendaftaran Baru
2. List Pendaftaran
3. Verifikasi Data Teknis
4. Permohonan Proses Tinjau
5. Permohonan Ditolak
6. Pengetikan Draft Keputusan
7. Pembayaran Retribusi
8. Legalisasi Berkas Keputusan
9. Pengambilan Berkas
10. Semua Permohonan

Laporan

Laporan berisi fitur untuk melihat laporan perizinan pada Aplikasi Perizinan Online Terintegrasi Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Sleman yaitu :

1. Rekap Izin Masuk Keluar
2. Gabungan Tahunan
3. Rekap Permohonan
4. Grafik Masuk Keluar

Salah satu kegiatan dalam pemerintahan khususnya pemerintah daerah adalah pengelolaan asset daerah. Sistem pengelolaan asset daerah yang merupakan salah satu dari sistem manajemen pemerintah daerah juga termasuk sistem yang dikembangkan dalam E-Government. Asset daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan harus dikelola dengan baik dan benar yang akhirnya dapat diwujudkan pengelolaan asset daerah yang memenuhi akuntabilitas. Untuk mewujudkan tertib administrasi asset dalam penyelenggaraan pemerintahan di daerah perlu disusun sistem dan prosedur pengelolaan asset daerah yang berpedoman pada peraturan-peraturan yang berlaku.
Untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat di Suku Dinas Tata Ruang Jakarta Utara maupun SDTR Kecamatan telah dilakukan pengadaan barang untuk operasional kebutuhan kantor dari APBD DKI Jakarta. Barang yang diperoleh dari pengadaan tersebut baik berupa barang atau benda bergerak dan tidak bergerak disebut dengan aset. Aset dapat meliputi inventarisasi kendaraan bermotor, inventarisasi peralatan seperti alat tulis kantor dan barang-barang yang terdapat di dalamnya. Aset-aset yang dimiliki dapat dipantau tentang keberadaan, nilai, perpindahan dan kondisinya.
Pengelolaan terhadap aset yang dimiliki perlu dilakukan untuk memantau dan menghitung serta memanfaatkannya secara optimal. Hal ini juga berfungsi untuk mencegah dari hilangnya asset, perhitungan pajak dan depresiasi. Pengelolaan aset ini akan dilakukan menggunakan aplikasi pelaporan aset dan persediaan barang melalui konsep sistem informasi manajemen Sistem Informasi Manajemen Aset (SIM Aset).
SIM Aset merupakan sistem informasi manajemen pendataan aset (inventaris dan barang) secara terintegrasi dalam rangka melaksanakan tertib administrasi pengelolaan dan pendataan barang. Aturan yang jadi acuan dalam perancangan SIM Aset ini, salah satunya adalah Permendagri No. 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah.
Maksud dan Tujuan
Maksud dan Tujuan Aplikasi Pelaporan Aset dan Persediaan Barang adalah :

1. Mengaplikasikan pengelolaan aset secara terintegrasi mulai dari planning, pengadaan, verifikasi, pencatatan, layout, pergudangan, pemeliharaan, sistem informasi aset, serta monitoring dan evaluasi.
2. Melakukan pengambilan keputusan dalam pengelolaan aset, sehingga lebih efisien, mengurangi pemborosan/kerugian, mencegah hilangnya aset serta mecegah konflik karena aset

Spesifikasi Hardware dan Software
Sebelum melakukan instalasi aplikasi, perlu diperhatikan terlebih dahulu spesifikasi minimum kebutuhan perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) yang mendukung kebutuhan ketika menjalankan aplikasi. Berikut adalah spesifikasi minimum Hardware dan Software :

HARDWARE
Processor                 :Intel(R) Dua Core(R) CPU 2.0GHz (2CPUs)
Memory                    :1022MB RAM
Harddsik                  :1 x 100 GB HDD
VGA                           :Intel® HD Grapich Family
Network Adapter    :Intel® Integrated

SOFTWARE
Operating System

1. Windows XP or Latest Version
2. Linux all Variant

Xampp

1. Xampp-win32-1.7.1-installer
2. MySQL version: 5.0.51a
3. Apache 2.2.11
4. PHP Version 5.2.9

Browser

1. Common Browser : Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera dan lain-lain

Fitur-fitur:

Master Data

1. Data Unit Satuan Kerja
2. Data Jabatan
3. Data Pangkat Dan Golongan
4. Data Pegawai
5. Data Kode Barang
6. Data Satuan

Data Inventaris

1. Input Data Pemasukan Barang
2. List Daftar Barang Aset
3. List Daftar Barang Pakai Habis

Pendistribusian Aset

1. Penyerahan Barang
2. Pengembalian Barang

Pendistribusian Barang Pakai Habis

1. Permintaan Barang
2. Pengusulan Barang

Perawatan Aset

1. Perencanaan Pemeliharaan
2. Pemeliharaan

Manajemen Pengaturan

1. Pengguna Aplikasi
2. Pengaturan Menu
3. Management User
4. Management Group
5. Management Modul

Manajemen Pelaporan

1. Laporan KIB B
2. Laporan Buku Barang Inventaris
3. Laporan Buku Inventaris
4. Laporan Kartu Inventaris Ruangan
5. Laporan-laporan lainnya

Master Data

1. Berita Acara Serah Terima Barang
2. Surat Penunjukan Penggunaan Barang Inventaris Kantor
3. Berita Acara Serah Terima Barang Pengembalian Barang
4. Surat Permintaan Barang
5. Daftar Usulan Barang
6. Daftar Barang yang sedang dipelihara
7. Surat Sumber Perolehan Pelumas
8. Surat Usulan Pemeliharaan Barang Inventaris
9. Dan lain-lain